Organizar una fiesta de cumpleaños es muy emocionante y lo hacemos con mucha ilusión. Elegir el lugar, preparar la decoración… Pero como todos los trabajos es mejor seguir unas pautas para que la planificación de este evento no se convierta para ti en una pesadilla.
Desde CosasdeRegalos.com, queremos darte unos consejos para organizar una fiesta de cumpleaños, y no morir en el intento.
Pasos a seguir para organizar una fiesta de cumpleaños:
La planificación
Primero de todo, lo más importante es planear bien todos los pasos a seguir y con tiempo. Elige la fecha del evento: Si es una fiesta infantil, es probable que la mejor opción sea entre semana, después de clases. En cambio, si es una fiesta para un adulto, el fin de semana parece más apropiado.
Después elige el lugar. El precio es un elemento importante en la elección, pero también lo es la accesibilidad, si es adecuado o no para el tipo de fiesta que quieres hacer. Pon los pros y los contras para cada sitio que te gusta en un papel, eso te ayudará a elegir.
Define la hora más adecuada para la mayoría, mañanas, tardes…
¿Ya tienes definidos estos 3 puntos? Entonces es hora de crear una lista de tareas por hacer, con la fecha en la que se debe realizar y el nombre de la persona que se encarga de esta tarea, si la organización se hace entre varias personas.
La lista de invitados
Elabora la lista de invitados. Pide a tu entorno o al cumpleañero que la revisen por si te olvidas de alguien. ¡Si es una fiesta sorpresa, pide máxima discreción a tus invitados!
Cuando tu lista esté definida, manda las invitaciones. En este punto, debes decidir si mandas un texto o una imagen de invitación por Whastapp, por email, si haces llamadas telefónicas. Ten en cuenta que todas tus decisiones tienen un coste. Así que valora la forma más adecuada y económica de hacerlo.
No olvides pedir confirmación de asistencia, para no comprar demasiado, o al contrario muy poco.
La tarta
La tarta es un elemento importante, dura poco pero deja un buen recuerdo. Para elegir la tarta, hazte estas preguntas:
- ¿La harás tú o la comprarás?
- ¿Una tarta personalizada o no?
- ¿De pastelería o de chuches?
Estas decisiones influyen en el tiempo que le vas a dedicar. Si la compras de panadería sin personalizar, te llevará menos tiempo que hacerla tu misma o buscar la foto para la personalización y enviarla al panadero. Si sois pocos invitados, será más económico hacer un pastel casero… Define tus objetivos y prioridades y ¡decide!
Presupuesto para la fiesta
Calcula el presupuesto total de la fiesta. Para ello, también tienes que hacer bien la lista de la compra, para no tener sorpresas de sobrecoste. ¿Es mejor poner comida o solo picoteo? ¿es una merienda o comida tipo canapés? Estas cosas son importantes porque varían el presupuesto de forma considerable. No hagas un presupuesto demasiado ajustado, deja un margen de maniobra para algún gasto imprevisto.
La decoración y la comida: Manos a la obra
No dejes nada para el último momento, ya que siempre pueden haber sorpresas. Elige una temática y busca elementos de decoración relacionados. Por suerte vivimos en la era de internet, y allí encontrarás un montón de ideas para hacer tú misma o para comprar.
Para el día de la fiesta, prepara un estuche con pegamento, celo y tijeras, por si necesitas hacer algunos ajustes, o si se desprende algo.
La decoración depende de la edad del cumpleañero, pero también la comida, el aperitivo o la merienda. Si es una fiesta infantil recuerda poner algo de comida para los padres, y para los niños si es una fiesta de adultos con hijos. Ten controlado quién es alérgico a qué, para evitar acabar el cumpleaños en Urgencias.
La música
Esto también depende de la edad de los asistentes, pero los gustos y colores en música son muy variados en todas las edades por lo que es aconsejable preparar una selección de canciones con estilos variados. Si la fiesta se desarrolla en un local mal insonorizado y el ruido no te deja escuchar bien a la persona que tienes al lado, mejor no pongas música. Puede que tus invitados se vayan antes por el agobio o salgan a la calle y la fiesta se traslade a la puerta del local!
Animación y juegos
Dan vida a la fiesta, rompen la monotonía. Puedes preparar juegos de pistas, una piñata, el juego de «Pon la cola al burro»… ¡Pero no fuerces el juego! Si los asistentes están motivados por hacerlos adelante, pero si están a gusto, y pasándolo bien sin eso no insistas. Si decides contratar animación para una fiesta infantil, recuerda que el tiempo de atención de un niño es proporcional a su edad. Un mago será divertido y atractivo si su número no dura más de 20 minutos para niños de 6 años.
El regalo
Comenta con los invitados si haréis un regalo en grupo, o un regalo cada uno. No importa la cantidad de regalos recibidos, lo importante es la calidad del regalo. Que sea original, divertido, emotivo… Piensa siempre en los gustos del cumpleañero. Y procura que la persona que se comprometa a comprarlo/hacerlo los conozca perfectamente.
Y lo más importante
Mi último consejo, pero el más importante: Una fiesta es para disfrutarla. Cuando lo tengas todo listo y lleguen los invitados, olvídate de la cronología de la fiesta que hayas preparado, y disfruta del momento. No te agobies si tenías planificada una actividad y no se hace a la hora prevista. Tus invitados notarán tus nervios.
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